در مرحله نخست درخواستهای متقاضی با امکانات و زیر ساختهای موجود نرم افزار مقایسه می شود. لازم است در این مرحله متقاضی با ارسال درخواست مکتوب به همراه جزئیات از طریق تیکت به واحد فروش جزئیات و موارد مورد نیاز را تشریح نموده و در سوال و جوابها بین کارشناس و متقاضی تمام ابهامات پاسخ داده شود و به صورت کاملاً شفاف درخواست مشتری دریافت شود.
در مرحله بعد کارشناس فروش درخواست سفارشی سازی محصول را به واحد تولید نرم افزار ارجاع می نماید.
در این مرحله سرپرست بخش با توجه به اولویتهای موجود در واحد تولید، تعیین نیروهای تحلیل و کد نویسی و کنترل کیفی طول زمان مورد نیاز برای اجرا و تاریخ تحویل درخواست را به کارشناس فروش اعلام می نماید. بدیهی است این زمان بر اساس خواسته های اعلام شده و توافقات موجود می باشد و هر گونه تغییر بعد از این مرحله، حتی حذف برخی قسمتها قابل قبول نبوده و در صورت نیاز به افزایش یا تغییر مجدد مستلزم درخواست جدید و توافق مجدد می باشد، شایان ذکر است موارد جزئی که به تشخیص کارشناس در ساختار یا زمان تولید تاثیر نداشته باشند از این قاعده مستثنی می باشند.
در مرحله نهایی دریافت سفارش، تحلیلگران سیستم پروتوتایپ نهایی را به تایید متقاضی می رسانند و این سند مکتوب و امضا می شود.
تیم برنامه نویسی از استانداردهای روز Extreme Programming بهره می برند و برای رعایت این موارد باید حداقل دو نفر کارشناس برنامه نویسی به صورت هماهنگ در یک موضوع از پروژه فعال باشند، دو نفر جهت تحلیل برنامه همزمان در همین بخش فعال هستند و بعد از پایان کار یک نفر سرپرست ارشد تایید نرم افزار را انجام داده و به واحد QC ارجاع مینماید و در صورت تایید بخش QC سفارش به کاربر تحویل می گردد.

هر گونه تغییرات و سفارش در تولید نرم افزار شرکت را متحمل هزینه هایی خواهد نمود که طبیعتاً از نظر متقاضی پنهان است و به جهت شفاف سازی بیشتر به حضور شما اعلام می شود:
هزینه های دستمزد و حقوق کارشناسان
هزینه های جاری شرکت شامل هزینه های پنهان و آشکار، تامین دسترسی اینترنت،هزینه پهنای باند، شارژ ساختمان، نگهداری سیستمها، خطوط تلفن، برق، تعمیر و نگهداری، استهلاک تجهیزات، آبدارخانه و .. .
درصد سود شرکت
برای مثال هزینه حقوق و دستمزد کارکنان و کارشناسان توضیح داده می شود:
هزینه کارشناسان و نیروی انسانی بر اساس استاندادهای Extreme Programming:
هزینه های روزانه تحلیلگران و برنامه نویسان:
حقوق ماهیانه کارشناس -------- ریال
هزینه های سالیانه و ماهیانه بیمه، سنوات، عیدی، پاداش در یک ماه: -------- ریال
تعداد روز کاری در ماه: 23 روز (2/5 مرخصی - 4 روز تعطیلی - 30 روز ماه )

با توجه به انجام درخواست سفارشی توسط دو کارشناس بر اساس استاندارد XP، هزینه تحمیل شده به شرکت در روز برابر خواهد بود با :

مورد دیگر حقوق سرپرست ارشد بخش نرم افزار می باشد که چنانچه ایشان به صورت نیمه وقت (2/1) بر روی پروژه نظارت کنند و اگر متوسط حقوق ماهیانه سرپرست بخش نرم افزار -------- ریال در نظر گرفته شود، بر آورد هزینه انجام مورد سفارشی در محصولات به صورت زیر خواهد بود.
حقوق و دستمزد سرپرست بخش نرم افزار

با توجه به نظارت نیمه وقت سرپرست بر روی انجام سفارش مشتری حقوق نهایی سرپرست برابر خواهد بود با :

با توجه به موارد ذکر شده، حقوق کارشناسان و سرپرست برای انجام هر پروژه سفارشی روزانه مبلغ معادل ............ ریال می باشد.

تامین فضای مورد نیاز برای نیروی انسانی، هزینه فراهم آوری فضای کار، دسترسی اینترنت، آب، برق، شارژ، ملزومات دفتری و اداری، آبدارخانه و ... که روزانه به طور متوسط 5.500.000 ریال در نظر گرفته می شود.
با توجه به هزینه های اداری تا این مرحله هزینه تحمیل شده به شرکت برای انجام هر پروژه سفارشی روزانه .................. ریال می باشد.:

با توجه به موارد مطرح شده فوق، بر اساس تعداد روز مورد نیاز اجراء پروژه سفارشی، محاسبه هزینه تحمیلی اجراء درخواست سفارشی به شرکت به صورت زیر خواهد بود.
X: هزینه های اداری+ هزینه حقوق و دستمزد کارشناسان و سرپرست
Y : تعداد روز نیاز برای اجراء
XY: هزینه ماژول سفارشی
مبالغ فوق جمع هزینه ماژول سفارشی می باشد و چنانچه در آمد شرکت از ماژول سفارشی را 35% هزینه شرکت در نظر بگیریم، هزینه نهایی قطعه سفارشی برای مشتری برابر است با :
هزینه تمام شده قطعه = ( 35% سود شرکت XY+)
برای درک بهتر مثالی می زنیم:
انجام سفارش مشتری 20 روز کاری زمان نیاز دارد، هزینه سفارشی سازی آن برابر خواهد بود با :

پس از بررسی زمان اجرای سفارش مشتری و مشخص شدن هزینه انجام سفارش، پرداخت مشتری به صورت زیر انجام خواهد شد:
25% - از مبلغ کل در هنگام عقد قرارداد دریافت می شود.
40% - پس از تائید مستندات پروتوتایپ ( شبیه سازی) قبل از پیاده سازی توسط واحد Development
35% - در زمان تحویل پروژه
با توجه به رعایت استانداردهای جهانی در تولید نرم افزار و شبیه سازی قبل از اجرا محصول تحویلی 99.9% شبیه سفارش مشتری خواهد بود.
موارد دیگری در تولید نرم افزار ممکن است نیاز باشد که قابل انجام است:
الف: راهنما
محاسبه راهنما( مانند توضیخات و کامتها یا زیر نویس در بخشهای موجود.)
در صورتیکه متقاضی در شروع مراحل آغاز سفارش، نیاز خود به راهنما را اعلام کند، 15% به هزینه نهایی و 15% به زمان اعلام شده برای تحویل سفارشات اضافه می گردد.
نکته: در صورتیکه متقاضی پس از اتمام کاربه نیاز خود مبتنی بر راهنما پی برد، به علت اینکه پروژه به اتمام رسیده است و مراحل کار انجام شده است و نیاز به کار مجدد بر روی همان پروژه دارد زمان و هزینه محاسبه شده برای مشتری 25% زمان وهزینه اجراء خواهد بود.
ب: آموزش
هزینه آموزش :
- آموزش تا 60 روز پس از تحویل می باشد.
به ازای هر روز کاری که تولید نرم افزار به طول بینجامد 3 دقیقه آموزش لحاظ می گردد و هزینه هر ساعت آموزش در محل مشتری محدوده تهران ................ریال محاسبه می گردد.
لازم به ذکر است برخی موارد در نرم افزار ممکن است عمومی باشند و شرکت در حال تولید آیتم مورد نظر باشد ولی زمان و نسخه ارائه آن با توجه به اولویتهای موجود ممکن است با نیاز مشتری مطابق نباشد. به عنوان مثال در نرم افزار سامانه مدیریت پشتیبانی ممکن است متقاضی درخواست تهیه گزارش خروجی با فرمت اکسل داشته باشد.
در مرحله اولیه بررسی درخواست اگر چنین موردی مشاهده شود به متقاضی اعلام می شود که این مورد در لیست به روزرسانی می باشد، ولی اگر متقاضی نیاز به تحویل زودتر آن مورد داشته باشد هزینه تغییر اولویت زمانی آن ماژول به کاربر اعلام می شود.